3 eenvoudige tools die het verschil maken in jouw veranderingsaanpakLeestijd: 8 min

Wie zich verdiept in veranderingsmanagement kent ze ongetwijfeld: de vaak ingewikkelde modellen waarvan de moed in je schoenen zakt. Geen nood, het kan ook anders! Want een succesvolle verandering heeft steevast met drie zaken te maken: ratio, emotie en context. In dit artikel tonen we aan de hand van drie eenvoudige tools hoe je deze drie aspecten van verandering effectief aanpakt.

Weerstand

Wij geloven graag dat mensen rationele wezens zijn die, als ze begrijpen wat er van hen wordt gevraagd, effectief overgaan tot actie. Maar zo werkt het helaas niet. Waarom is verandering dan zo moeilijk en waar komt die zogeheten weerstand vandaan?

Wel, we zijn helemaal niet zo rationeel als we zelf willen geloven. Onze bijdrage, wat leert het brein ons over organisatieverandering, legt je uit waarom. Ons gedrag is voor meer dan 80% op emotie gebaseerd. En toch worden de meeste veranderingstrajecten rationeel en projectmatig aangepakt. Bovendien leggen we de oorzaak van weerstand vooral bij onze medewerkers, in plaats van kritisch te kijken naar onze aanpak.

Drie dimensies van verandering

Een succesvolle aanpak houdt rekening met drie dimensies: mensen moeten de verandering begrijpen (ratio), ze moeten willen (emotie) en het moet kunnen (context). Ze zijn alle drie belangrijk. Maar de sleutel tot succes ligt bij de emotionele dimensie. Emotie zorgt er namelijk voor dat mensen hun gedrag wel of niet aanpassen. De metafoor van de olifant, de berijden en het pad maakt op een plastische manier duidelijk wat we hiermee exact bedoelen.

Maar hoe geef je nu concreet invulling aan deze drie dimensies? Onze ervaring leert dat het niet werkt via ingewikkelde modellen, maar wel via eenvoudige en effectieve tools. In het vervolg van dit artikel beschrijven we drie effectieve tools waardoor mensen zich iets bij de verandering kunnen voorstellen en er een goed gevoel bij krijgen.

Verandering begrijpen: ‘Maak een driver statement’

Mensen hebben nood aan duidelijkheid en controle. Ze moeten begrijpen (ratio) wat de verandering precies inhoudt en wat er van hen verwacht wordt. Het ontbreken van een gemeenschappelijk afgestemd verwachtingspatroon is een van de voornaamste oorzaken van weerstand. Vaak blijven bedrijven hangen in algemene omschrijvingen zoals ‘we moeten klantgerichter werken’, ‘we moeten beter samenwerken’ of ‘we gaan ons zelfsturend organiseren’. Waarom ze dit willen, wat daarvoor precies nodig is en wat de impact is op mens en organisatie, daar wordt meestal niet of onvoldoende bij stilgestaan.

Een handige manier om verwachtingen te verduidelijken en mensen verantwoordelijk te maken, is het opstellen van een zogeheten driver statement.

tools driver statement

Hoe stel je een driver stratement op?

Een driver statement geeft het antwoord op twee vragen: wat gebeurt er nu en wat is er nodig? Je verzint of bedenkt niets. Je beschrijft simpelweg wat er gebeurt (wat je objectief waarneemt) en het eventuele effect daarvan op de organisatie. Daarnaast benoem je kort de nood van de organisatie en wat de impact zou zijn als die nood wordt ingelost.

Deze oefening zorgt er dus voor dat je een gedeeld begrip creëert over wat er precies gebeurt en wat er nodig is. Je komt tot een gemeenschappelijke focus.

“Eigenlijk kan je het formuleren van een driver statement zien als het maken van een afspraak die leidt tot een gemeenschappelijke focus.”

Verandering omzetten: betrek mensen via de Walt Disney-strategie

Van zodra mensen begrijpen wat de bedoeling is van de verandering en wat er van hen wordt verwacht, is het belangrijk dat ze er ook effectief mee aan de slag gaan. Dit doe je niet door ze te informeren via e-mail of een presentatie, maar door ze echt te betrekken: door te luisteren, in gesprek te gaan of beter nog: door mensen zelf mee invulling te laten geven en verantwoordelijk te maken voor de verandering. Zo creëer je dus de nodige motivatie (wil) om te veranderen. Mensen werken immers sneller mee als ze de oplossingen en ideeën zelf mee hebben bedacht!

Een creatieve en inspirerende manier om vernieuwende ideeën op te halen en mensen te betrekken is de Walt Disney-strategie.

“If you can dream it, you can do it”. Deze uitspraak komt van Walt Disney, de man die laat zien dat mensen het vermogen hebben om dromen ook effectief te realiseren. Hiervoor gebruikte hij de term ‘imagineering’, de samenvoeging van de woorden ‘imagination’ (verbeelding) en ‘engineering’ (techniek). Het gaat om een ontwikkelproces om dromen te formuleren en ze dan in de realiteit om te zetten. De Walt Disney-strategie helpt je vernieuwende ideeën te creëren, mogelijkheden te zien om je doel te bereiken en om je los te maken uit situaties waarin je vastloopt. Disney streefde in elk ontwikkelproces naar synergie tussen drie rollen: dromer, realisator en criticus.

tools walt disney

Hoe werkt de Walt Disney-strategie in de praktijk?

Het startpunt is steeds het probleem of doel waaraan je wil werken.

Vervolgens ga je samen dromen. In deze fase fantaseer je met je mensen over het doel of de oplossing van het probleem. Alles is mogelijk, er zijn geen beperkingen. Ga ervan uit dat de droom werkelijkheid wordt. Visualiseer de situatie alsof je doel helemaal is bereikt. Hoe ziet het eruit?

Daarna neem je de rol van de realisator op. In deze fase gaan jullie na in hoeverre de droom realiseerbaar is. Je geeft antwoord op de vraag: wat is er allemaal nodig om onze droom te realiseren?

Tot slot bekijk je wat er allemaal mis kan gaan. Je kruipt in de rol van criticus. In deze fase formuleer je welke problemen en obstakels je kan tegenkomen.

Met een enkele oefening haal je zo niet alleen ideeën op, je beschrijft meteen wat er nodig is en je krijgt zicht op mogelijke valkuilen. Eenvoudig en krachtig dus. Bovendien betrek je je medewerkers.

Verandering in een veilige omgeving: start een buddy-systeem

Verandering zorgt voor onzekerheid. Dat is logisch, want oude gewoontes moeten worden opgegeven en nieuwe moeten aangeleerd worden. Dit brengt stress en spanning met zich mee. Daarom is het belangrijk om een omgeving te creëren waarin mensen zich comfortabel genoeg voelen om de nodige stappen te zetten. Een buddy-systeem is een krachtige methode die je hierbij helpt.

tools buddy system

Hoe zet je een buddy-systeem op?

In dit systeem koppel je een collega (die er behoefte aan heeft) aan een andere collega. Bij voorkeur kies je iemand uit een ander vakgebied. Het partnersysteem is bedoeld om gedachten, ideeën, onzekerheden of knelpunten te bespreken. Een buddy is méér dan een collega. Als buddy zorg je voor elkaar, maar je neemt het werk niet over. Een buddy geeft het gevoel dat je er niet alleen voor staat. Hij of zij geeft ondersteuning waar nodig, hoort frustraties aan, moedigt aan maar durft je ook uit je tent te lokken door scherpe vragen te stellen. Een buddy zorgt voor jou als een ‘maatje’ wanneer het nodig is.

Een goed opgezet buddy-systeem zorgt, naast het gevoel dat je er niet alleen voor staat, ook voor hechtere relaties en betere samenwerking.

Nood aan meer informatie of ondersteuning bij het inzetten van deze of andere tools in jouw veranderingstraject? Contacteer ons voor advies en begeleiding op maat!


Wij hebben besloten om met CoDirect te stoppen. Voor alle vragen rond interim management of advies rond organisatie of verkoop kan u terecht bij ukuqonda.