Opleiding is zilver, oefenen is goud! Hoezo?Leestijd: 9 min

CoDirect belang van oefenen

Een nieuw systeem of procedure invoeren? Dat lossen we toch op met een goede opleiding! Zo redeneren de meeste organisaties. En ze hebben groot gelijk! Maar is opleiding wel voldoende om ook echte verandering te realiseren?

Echte verandering gaat namelijk gepaard met ander gedrag. Opleiding zorgt ervoor dat je weet wat je moet doen. Maar nieuwe inzichten zijn geen garantie voor ander gedrag. Uit neurowetenschappelijk onderzoek weten we dat er twee belangrijke obstakels zijn die gedragsverandering belemmeren: namelijk onze eigen programmering en onze emoties.

Twee drempels bij verandering

Automatische piloot

We zijn allemaal geprogrammeerd! Iedereen heeft zijn standaard manier van denken, voelen en handelen. We horen dat niet graag over onszelf, maar we moeten toegeven dat we vaak worden geleid door onze gewoontes of automatische piloot. Dat biedt ons veiligheid. Het zorgt ervoor dat ons brein op een efficiënte manier met energie omgaat, want we hoeven er niet meer over na te denken.

Stel je collega maar eens de vraag waarom hij/zij een bepaalde handeling zo uitvoert? Meestal krijg je dan als antwoord: “geen idee, ik heb het altijd zo gedaan of het is mij zo aangeleerd.”

Als eenmaal een gewoonte is ontstaan, spelen de hersenen, zonder het te beseffen, nauwelijks nog een rol bij het nemen van beslissingen. Wil je hierover meer weten, lees dan zeker eens het boek van  Charles Duhigg “macht der gewoonte”. In dit boek beschrijft de auteur hoe gewoontes werken, welke invloed ze hebben op ons gedrag en hoe we ze kunnen veranderen.

Emoties kapen je veranderingsmotivatie

Een tweede obstakel zijn onze emoties, die een negatief effect hebben op het veranderen van gewoontes. Emoties die regelmatig de kop op steken bij verandering zijn frustratie en irritatie, meestal als gevolg van onzekerheid. Deze emoties kunnen ons zo in beslag nemen dat het onze motivatie om te veranderen wegneemt.

Volstaat opleiding?

Opleiding alleen zorgt er niet voor dat men zich anders gaat gedragen, daarvoor zijn onze aangeleerde gewoontes te krachtig. Om ervoor te zorgen dat mensen hun gedrag wel aanpassen moet je ervoor zorgen dat mensen het oude gedrag afleren en nieuw gedrag aanleren. Dit proces in ons brein noemt men neuroplasticiteit en is enkel mogelijk door voldoende oefening.

Praktijkvoorbeeld: opleiding mét oog voor gedrag en emoties

Met dit praktijkvoorbeeld willen we aantonen hoe je van een aangepaste opleiding een concreet en succesvol veranderingsrecept maakt.

Veranderen van ERP-pakket bij een bedrijfsovername

We begeleidden de overname van een bedrijf. Eén van de stappen tijdens de integratie van een overgenomen bedrijf was de introductie van het ERP-systeem van het moederbedrijf.

Verschillende culturen en systemen

Het bedrijf werkte tot nog toe zeer klantgericht en flexibel en dat weerspiegelde zich ook in hun ERP-systeem en de manier waarop processen rond het systeem waren opgebouwd. Een deel van de processen gebeurde buiten het systeem om en waren met andere woorden niet echt transparant. De exacte bevoegdheden van de verschillende afdelingen waren ook niet formeel afgebakend. Wie nu juist wat deed, was niet zo belangrijk. Zolang de klant maar geholpen werd!

Het ERP-systeem van het moederbedrijf daarentegen was veel meer afgelijnd, maar met minder flexibiliteit en vrijheid als gevolg. Om het ERP-systeem van het moederbedrijf succesvol in te voeren, moesten we er dus voor zorgen dat de medewerkers van het overgenomen bedrijf hun gedrag en gewoontes aanpasten van véél vrijheid en flexibiliteit naar meer procesmatig en transparant denken. Mensen manipuleren vaak onbewust systemen om te blijven doen wat ze gewoon zijn om te doen. En dus krijg je geen echte verandering.

Hoe hebben wij dit nu aangepakt?

CoDirect_1

Stap 1: Wegnemen van onduidelijkheid en negatieve emoties.

Via een zogeheten “gap analysis” legden medewerkers van beide bedrijven hun exacte werkwijze aan elkaar uit en toonden ze hoe alles in hun systemen werd verwerkt. Op die manier kregen we een helder beeld over de gelijkenissen en verschillen tussen beide systemen. Dit zorgde voor duidelijkheid en wederzijds begrip. Vervolgens werd deze analyse niet enkel gedocumenteerd, maar ook gekoppeld aan rondetafelgesprekken in kleine groepen van maximaal 8 personen. Alle medewerkers kregen zo de kans om zowel positieve als negatieve gevoelens over de verandering te ventileren. Bijna iedereen nam hier enthousiast aan deel en door dit op een psychologisch veilige manier te organiseren, konden we ook heel wat bruikbare informatie verzamelen, die (waar mogelijk) effectief gebruikt werd.

Meer begrip en minder frustratie? Verschaf duidelijkheid en laat mensen hun mening geven over de verandering op een pyschologisch veilige manier.

Stap 2: Creëren van bekwaamheid en aanleren van nieuwe gewoontes.

Een belangrijke reden waarom mensen zich verzetten tegen nieuwe systemen is vaak de onzekerheid of ze het nieuwe systeem wel onder de knie zullen krijgen. Het bestaande systeem kennen ze namelijk door en door en zorgt voor een comfortabel gevoel. Een nieuw systeem aanleren is niet zozeer het probleem, wel het gevoel om niet verstandig of onbekwaam over te komen als het niet meteen lukt.

We zien dat opleidingen over nieuwe systemen meestal gegeven worden door externe trainers van het bedrijf dat het systeem ontwikkelde. Op zich is daar niks mis mee. Maar in de praktijk blijkt dat een ‘train the trainer-aanpak’ (dit is een aanpak waarbij mensen uit de organisatie zelf worden opgeleid om de training aan hun collega’s te geven) beter werkt. En vooral omdat zo het gevoel van onzekerheid kleiner wordt. Medewerkers gaan namelijk sneller het gevoel hebben dat het wel zal lukken, aangezien hun eigen collega-trainer het ook kan. Deze collega kan bovendien beter inspelen op de dagdagelijkse realiteit want hij/zij is namelijk één van hen.

In onze aanpak hebben wij de opleiding ook gekoppeld aan een aantal testen. Niet enkel om het niveau van kennis te meten, maar vooral om te achterhalen of bepaalde onderwerpen of mensen extra aandacht nodig hadden.

Het is een feit dat mensen niet snel geneigd zijn om met de opgedane kennis ook effectief aan de slag te gaan. Ons brein heeft namelijk nood aan lichte dwang. Daarom boekten wij wekelijks (gedurende 6 weken) verplichte cross divisionele oefensessies in: sessies over de afdelingen heen gebaseerd op praktijkvoorbeelden. Medewerkers raakten zo niet alleen sneller vertrouwd met het systeem, ze kregen ook meer inzicht en begrip in de werkwijze van collega’s van andere afdelingen.

CoDirect_2
Mensen bereid krijgen om gewoontes aan te passen? Geef ze het gevoel dat de verandering voor hen haalbaar is omdat ze er niet alleen voor staan. Koppel dat aan voldoende oefening!
CoDirect_3

Stap 3: Verankeren van nieuwe gewoontes.

Eenmaal het nieuwe systeem officieel werd ingevoerd, was het zaak om te vermijden dat mensen het vertrouwen verliezen en vervallen in oude gewoontes. We deden er alles aan zodat ze zich voldoende comfortabel voelden bij het nieuwe systeem en niet gingen twijfelen. Hiervoor gebruikten we checklists waarop ze konden terugvallen in geval van twijfel en koppelden we medewerkers aan een buddy om hen te helpen in geval van problemen.

Verandering houden? Anticipeer en voorzie een checklists en een buddy-syteem!

En het resultaat?

Alle medewerkers kunnen zich vandaag niet alleen vinden in het systeem, maar ze hebben ook meer begrip voor elkaars cultuur en eigenheid. Alle afdelingen groeiden dichter naar elkaar toe. Veranderen kan dus wel degelijk met opleiding, tenminste als er tijd is voor dialoog en oefening.

Partner in change

Heeft jouw bedrijf nood aan een culturele omslag om een doelstelling of probleem op te lossen? Wil je tips over hoe je dit best aanpakt of zit je al volop in de verandering en wil jij een inschatting van hoe jouw traject verloopt, doe dan de gratis change scan van CoDirect. Ben jij op zoek naar iemand die de verandering ook effectief kan begeleiden? Bekijk dan onze aanpak en doe een aanvraag op maat!

Op zoek naar inspiratie over hoe je een verandering van bedrijfscultuur aanpakt?  Schrijf je in voor één van onze inspiratiesessies of lezingen.