Wat een coffee corner ons leert over het veranderen van bedrijfscultuur

coffee corner codirect

Als ik een bedrijf binnenstap, zoek ik stiekem naar de coffee corner en bekijk ik hoe deze is ingericht. Niet omdat ik verslaafd ben aan koffie, maar omdat het mij iets leert over de bedrijfscultuur van dat bedrijf. En kan die coffee corner een rol spelen in het veranderen van een cultuur? Ja, maar zo simpel is het niet. Cultuur veranderen is complex en doe je in verschillende stappen. In dit praktijkvoorbeeld van de coffee corner halen we enkele cruciale stappen aan.

Onlangs schakelde de bedrijfsleiding van een multinational mij in om meer “ondernemingszin” te creëren bij de medewerkers. De directie had het gevoel dat ze zelf altijd hard moest trekken aan mensen om iets gedaan te krijgen. Iets wat je trouwens wel vaker bij bedrijven hoort.

Hun vraag luidde letterlijk: “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze mensen zelf met creatieve ideeën komen, eigen verantwoordelijkheid nemen en samenwerken om die ideeën ook effectief in daden om te zetten?”

En dus ging ik op zoek naar wat er leeft binnen het bedrijf. Geen betere plek dan bij de koffiemachine om dat te weten te komen, dacht ik. De koffiemachines stonden echter op onaantrekkelijke plaatsen. Niet bepaald plekken om even gezellig een praatje te maken. Maar dat was ook duidelijk niet de bedoeling: mensen worden betaald om te werken, niet om samen koffie te drinken. Binnen het bedrijf werd de coffee corner dus als iets functioneels gezien. Wie dorst heeft, haalt koffie, loopt terug naar zijn bureau en werkt gewoon verder. Wie lang wegbleef, kreeg steevast de vraag van de manager of hij/zij niet voldoende werk had? Er was dus weinig ruimte voor echt contact. Nochtans is het echt leren kennen van elkaar, de beste basis voor het creëren van vertrouwen. Dat zorgt er dan weer voor dat mensen sneller bereid zijn om iets voor elkaar te doen en dus samen te werken.

Het was duidelijk dat de coffee corners symbool stonden voor een heersende cultuur van controle. Wat de bedrijfsleiding wilde bereiken (ondernemingszin aanwakkeren) stond haaks op wat er dagdagelijks gebeurde: namelijk ‘je bent hier niet om zelf initiatief te nemen, maar wel om uit te voeren wat jou wordt gevraagd’. En dat is dan weer niet bevorderlijk voor het stimuleren van samenwerking. ‘Samenwerken’ behoorde nochtans tot een van de bedrijfswaarden.

Je ziet hier dus een duidelijke inconsistentie tussen wat men zegt dat belangrijk is en wat er zich werkelijk op de werkvloer afspeelt.

Maar hoe buig je nu die heersende cultuur van controle om naar een cultuur van ondernemen en samenwerken?

Ook in dit bedrijf gaan leidinggevenden ervan uit dat mensen rationele wezens zijn die, als ze de opdracht begrijpen, automatisch overgaan tot actie. Helaas werkt het zo niet. Mensen moeten namelijk zien en voelen dat iedereen, inclusief de directie, achter een verandering staat. Alleen zo zorg je voor geloofwaardigheid en vertrouwen en zijn mensen bereid om hun gedrag aan te passen. In “hoe krijgen je medewerkers zin om te veranderen: 5 tips voor het creëren van veranderingsbereidheid” lees je hier alles over.

Om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden naar meer ondernemingszin, werd er beslist om een reeks initiatieven te nemen. Het herinrichten van de coffee corners was daar één van.

Er werd gekozen om medewerkers zelf te laten nadenken en mee te laten beslissen. Alle collega’s werden bevraagd. Een team van zes medewerkers uit verschillende afdelingen ging met de resultaten aan de slag. Ze maakten samen met de binnenhuisarchitect vier ontwerpen. Vervolgens konden de andere collega’s tijdens een koffieproeverij kiezen voor het concept van hun voorkeur. Het ontwerp met de meeste stemmen werd ook effectief uitgevoerd.

Door deze aanpak werden mensen betrokken en kregen ze de nodige vrijheid. Dat gaf hen het gevoel dat hun mening echt telt. Medewerkers waren erg enthousiast.

De coffee corners waren vanaf nu niet langer functioneel. Ze nodigden uit om bij een goede kop koffie elkaar beter te leren kennen en ideeën op een spontane en informele manier met elkaar uit te wisselen. Een gezonde basis voor het stimuleren van ondernemingszin dus.

En toch bleven de coffee corners meestal leeg…

Medewerkers gingen nog steeds snel hun koffie halen en keerden direct terug naar hun bureau. Ze veranderden hun gedrag dus niet.

Voor sommige managers was dit het bewijs dat zulke participatieve initiatieven helemaal geen zin hebben: het kost tijd en budget en mensen zijn toch nooit tevreden! De conclusie luidde dat het ontbreken van ondernemingszin aan de mensen zelf lag en zeker niet aan de omstandigheden waarin ze moesten werken.

Maar wat was de échte reden waarom mensen nauwelijks gebruik maakten van de coffee corners? We merkten dat medewerkers voortdurend de vraag stelden of ze de corner mochten gebruiken en hoelang? Met andere woorden: ze hadden nog steeds schrik om door hun manager afgerekend te worden op het gebruik ervan!

Deze case leert ons dat het niet volstaat om mensen te betrekken. Je moet als leidinggevende ook zelf het goede voorbeeld geven, anders bereik je nooit de beoogde gedragsverandering. Dat lees je ook in onze bijdrage “bedrijfscultuur veranderen, hoe pak je dat aan?”

Konden we alsnog een kentering teweegbrengen? Toch wel! Er werd beslist om een officiële opening van de coffee corners te houden. Het management lichtte in een toespraak het belang van de coffee corners toe en managers begonnen geleidelijk aan ook zelf de coffee corners te gebruiken. Pas vanaf dat moment stonden de coffee corners niet langer symbool voor een cultuur van controle, maar werden ze juist een plek waar mensen zelf bepalen waarvoor en wanneer ze er gebruik van maken. Minder controle en meer autonomie, een stap dichter bij het beoogde doel: meer ondernemingszin.

Heeft jouw bedrijf nood aan een culturele omslag om een doelstelling of probleem op te lossen? Wil je tips over hoe je dit best aanpakt of zit je al volop in de verandering en wil jij een inschatting van hoe jouw traject verloopt, doe dan de gratis change scan van CoDirect. Ben jij op zoek naar iemand die de verandering ook effectief kan begeleiden? Bekijk dan onze aanpak en doe een aanvraag op maat!