Veranderingscommunicatie: hoe pak je dat aan?

Vraag aan leidinggevenden welk woord het eerst opkomt bij “verandering”. Het antwoord is bijna altijd “weerstand”. Als je vervolgens vraagt hoe ze die weerstand proberen weg te nemen, dan luidt het antwoord vaak: “door mensen te overtuigen van het nut van verandering”. En hoe? ”Met duidelijke feiten en argumenten natuurlijk!”

Logisch toch? Helaas leert de praktijk ons iets helemaal anders.

Mensen zijn er van overtuigd dat ze zich laten leiden door hun ratio, maar dat is niet zo. Het zijn onze emoties die de bovenhand halen. Dus ook al kloppen de feiten, we willen niet overtuigd worden met rationele argumenten. We willen geïnspireerd worden om mee te gaan in de verandering. We moeten de noodzaak om te veranderen zelf kunnen ‘voelen’. Het is erg belangrijk om daarmee rekening te houden als je mensen informeert over een veranderingstraject.

Met deze 6 tips zetten we je op weg naar succesvolle veranderingscommunicatie:

1

Raak mensen met een veranderverhaal

Focus niet enkel op cijfers en feiten maar vooral op de mensen. Zorg dat de verandering hen raakt. Laat ze niet alleen zien, maar ook voelen dat verandering noodzakelijk is. Dit doe je niet door een powerpointpresentatie met ingewikkelde grafieken en modellen, maar wél door een veranderverhaal te vertellen. Een verhaal zorgt ervoor dat mensen een gevoel krijgen bij wat je vertelt. Zeker als dat verhaal interessant en meeslepend wordt gebracht. Dit kan tijdens een werkoverleg, in een filmpje, in een leuk veranderboek of in een combinatie van dit alles.

2

Wees geloofwaardig in jouw communicatie

Iedereen weet dat er aan een verandering ook nadelen kleven en dat zoiets inspanningen vraagt. Bovendien krijg je in elke verandering te maken met een erfenis van mislukkingen uit het verleden. Dat kan de bereidheid om mee te gaan in de huidige verandering aanzienlijk verminderen. Positief communiceren over de verandering is uiteraard oké, maar benoem ook de nadelen en mogelijke obstakels. Anders denken mensen al gauw dat je niet weet waarover je spreekt of dat je hen niet serieus neemt en propaganda voert in plaats van communicatie. Het gevolg is dat mensen je niet meer geloven en je gaan wantrouwen.

3

Verduidelijk wat je van mensen verwacht en omgekeerd

Hiermee speel je in op een belangrijke basisbehoefte van mensen, namelijk de nood om te weten waar ze aan toe zijn. Beantwoord vragen als: wat ligt al vast en wat staat er nog open? Wat wordt er precies van medewerkers verwacht? Wat mogen medewerkers verwachten van het management? Welke rol speelt het veranderteam?

4

Onderschat de rol van de leidinggevenden niet

Medewerkers worden het liefst over veranderingen geïnformeerd door een vertrouwd figuur, namelijk de eigen leidinggevende. Wanneer die leidinggevende ook met zijn of haar gedrag het voorbeeld geeft, win je twee keer! Walk the talk dus: zorg ervoor dat leidinggevenden voorbeeldgedrag tonen en erover praten met hun medewerkers, zodat iedereen weet welke verandering er precies wordt verwacht.

5

Communicatie is geen eenrichtingsverkeer

Ga zoveel mogelijk de dialoog aan: persoonlijk, in kleine of grote groepen. Hiermee speel je in op een andere menselijke basisbehoefte, namelijk de behoefte aan waardering. Waardering gaat over méér dan complimenten geven. Mensen willen aandacht voor hun verhaal. Ze willen dat je eerlijk bent en vooral dat je hen ernstig neemt. Durf interactieve vraag-en-antwoordsessies te organiseren: spreken is zilver, zwijgen is niet perse goud!

6

Besef dat elke handeling ook een communicatie inhoudt

Zelfs al doe je er alles aan om medewerkers te betrekken bij de verandering, je zal merken dat terughoudendheid lang kan aanhouden. Alles wat je onderneemt, zal kritisch tegen het licht worden gehouden. Elke stap die je zet is een handeling en krijgt dus betekenis. Als je bijvoorbeeld een veranderteam samenstelt, dan is dat een handeling. Wie je in dat team plaatst, zegt natuurlijk ook iets. Als jouw veranderteam bestaat uit leden zonder enig gezag, maken mensen automatisch de bedenking dat de verandering kennelijk weinig prioriteit heeft. Anders zet je toch mensen met gewicht in je team?

Mensen interpreteren elke handeling die je in het kader van het veranderingstraject verricht als een vorm van communicatie. Gebruik dat principe om sceptische medewerkers mee te krijgen. Als mensen overtuigd zijn dat het nooit zal lukken, kies je best eerst voor een stap die snel te realiseren is en eigenlijk niet kan mislukken. Snelle succesjes laten zien dat het echt anders kan. Met het realiseren en vieren van snelle successen beloon je harde werkers en neem je bovendien tegenstanders de wind uit de zeilen.

Conclusie: succesvol veranderen en communiceren gaan hand in hand

Deze 6 tips maken duidelijk dat succesvol veranderen en communiceren onlosmakelijk verbonden zijn met elkaar. Goede verandercommunicatie helpt je veranderingstraject vooruit. Maar andersom is zeker ook waar: een goed veranderingstraject kan je met verkeerde communciatie helemaal om zeep helpen. Besteed dus voldoende aandacht aan zowel formele communicatie(wat je vanuit de organisatie communiceert) als aan informele communicatie (wat er op de vloer wordt gezegd).

Wil je je communicatieaanpak aftoetsen of heb je nood aan specifiek advies? Contacteer ons!